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メールマガジン

(2012/11/15)

皆様

いつもお世話になっております。
有限会社ワンクリックアイティーでございます。

このメールは弊社のお客様や今まで弊社のメンバーと名刺交換をして
いただいた方や、配信をご希望いただいた方へ送信しておりますが、
配信停止をご希望される方はお手数ですが以下のアドレスまでご連絡
下さい。
配信停止はこちらまで、 → info@ocit.jp

先日、amazonロッカーというものの存在を知りました。
amazon(アマゾン)は、本のネット販売からスタートし、今では多
くの種類の商品を扱っています。
そのamazonが自社が販売した商品を受け取るための”ロッカー”を
貸し出すサービスをアメリカでテスト運用しているようです。

留守が多い方には助かるサービスですが、悪用されるケースも出て
くるのではないか.....と心配です。

既にアメリカのセブンイレブンでテスト運用していることから、日
本でもセブンイレブンに導入されるかもしれませんね。

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◆◇ ワンクリック通信 Vol.5 ◆◇
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みなさんは増え続けるパソコン内のファイル(データ)をどのよう
に整理していますでしょうか?
昔にエクセルで作成した見積書を参考のために探したが結局見つけ
ることができなかったという経験はないでしょうか?
お客様へ提出した資料が誰のパソコンの中に保存されているのか分
からなくなってしまったという経験はないでしょうか?
突然パソコンが壊れて、ファイルが無くなってしまったという経験
はないでしょうか?

本日は「ファイル管理」についてのお話です。

まず、会社に複数のパソコンがある場合、各自のパソコンにはファ
イルを保存しておかない方が良いです。
ファイルサーバというファイルを保存する専用の機械にファイルを
保存しておきます。
ファイルサーバはネットワークを通して全てのパソコンと繋がりま
すので、どのパソコンからもファイルを見開きすることができます。
また、ミラーリングといって、二つのファイル保存装置に同じファ
イルを保持し、もし片方の保存装置が壊れてもファイルを失わない
ような仕組みとなっているものもあります。
これで、パソコンの故障によってファイルの紛失する問題から開放
されます。
また、誰のパソコンにデータが入っているのか探すこともなくなり
ます。

そして、ファイルサーバにはファイルを整理して保存していきます。
例えば、”事務”、”経理”、”営業”、”案件別”などといった
業務の分類別にフォルダを分けて保存します。
また、その中でもファイルがたくさん増えることが分かっているの
であれば、さらに”2010年”、"2011年"、"2013年"といったように
年毎にフォルダを分けて保存したり、プロジェクト名や案件名でフォ
ルダを分けるなど、整理して保存します。

フォルダ名やファイル名も重要です。
フォルダやファイルが表示される順番は、基本的には数字やあいう
えお順です。
ただし、あいうえお順といっても、実際にはカタカナや漢字もあり
ますから、数字が一番分かりやすいと思います。
例えば、"2012-11-01 ワンクリ工業 御見積書.xlsx"など、フォルダ
やファイルの先頭に日付を入れる方法がお勧めです。
こうすれば、日付順にフォルダやファイルが並びます。

ぜひ自社のファイル管理ルールを考えて、いつでも素早く必要な情
報へアクセスできる環境を整えていただければと思います。

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配信元 / お問い合わせ先
【有限会社ワンクリックアイティー】
470-2359 愛知県知多郡武豊町桜ヶ丘4-46
MAIL info@ocit.jp
URL http://oneclick.co.jp/
TEL 0569-72-3236
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