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メールマガジン

(2013/07/01)

皆様

いつもお世話になっております。
有限会社ワンクリックアイティーでございます。

このメールは弊社のお客様や今まで弊社のメンバーと名刺交換をして
いただいた方や配信をご希望いただいた方へ送信しておりますが
配信停止をご希望される方はお手数ですが以下のアドレスまでご連絡
下さい。
配信停止はこちらまで、 → info@ocit.jp

弊社では定期的に不要な物を捨てるようにしております。
1年間全く使わなかった物は、その後も使わないだろう、という基本
方針で捨てるか捨てないかを決めます。
ただし、書類、書籍など、その方針通りではいかないものもあります。
そんな時に思うのは「デジタル化してデータとしてパソコンの中に
保存できたらいいのにな」ということです。
パソコンの中にデータとして保存できれば、オフィスのスペースを
圧迫しませんから。

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◆◇ ワンクリック通信 Vol.20 ◆◇
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皆様のオフィスでは「ペーパーレス化」をされていますでしょうか?
ペーパーレス化というのは、書類などをデジタルデータとして
パソコンの中に保存することを言います。
本日はペーパーレス化のポイントをいくつかご紹介させていただきます。

● まずは自社資料をデジタル化することから

御見積書、御請求書、営業資料などの自社資料を紙として印刷して
ファイルに閉じて保存するのはなく、パソコンの中にデータとして
保存しましょう。
「必要な時に必要なだけ印刷して持ち歩く」というのがベストです。

● いただいた紙資料をデジタルデータ化して残す

お客様や取引先からいただいた資料も紙のままファイルに閉じるのでは
なく、デジタルデータ化して保存しましょう。
保存の義務がある書類やすぐに仕事に利用する資料を除いて、
デジタルデータ化したら思い切って捨ててしまうことをお勧めします。
ここで処分しないと、必ず紙資料が貯まっていきます。

● 紙資料をどうやってデジタルデータ化するのか?

プリンタには、その機能が付いているケースが多くあります。
コピー機能が付いているプリンタ(複合機)であれば、間違いなく
スキャン(デジタルデータ化)機能があると思います。
コピーは、紙として印刷されますが、スキャンではデジタルデータ
としてパソコンに保存されます。
詳しくは、お使いのプリンタ(複合機)の説明書をご確認ください。

「ADF」といって、紙資料を差しておくだけで、複数枚を自動的に
スキャンしてくる機構が付いたものが便利です。

● デジタルデータとして商品を購入する

”電子書籍”や”ソフトウェアのダウンロード販売”など、はじめ
からデジタルデータとして購入すれば、パッケージや説明書などを
含めて全てがデジタルデータとして納品されます。

● 社内データ共有とデータのバックアップ

ペーパーレス化を進める場合、ファイルサーバというものを導入し
デジタルデータをそこへ保存しておくことをお勧めします。
これにより、社内の複数のパソコン間でデータを共有することがで
きます。
また、必ずデータのバックアップをしっかりとするようにしましょう。

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配信元 / お問い合わせ先
【有限会社ワンクリックアイティー】
470-2359 愛知県知多郡武豊町桜ヶ丘4-46
MAIL info@ocit.jp
URL http://oneclick.co.jp/
TEL 0569-72-3236
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配信停止はこちらまで → info@ocit.jp

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